UKLÁDÁNÍ A VYŘAZOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ /SKARTACE/

1. UKLÁDÁNÍ VYŘÍZENÝCH SPISŮ

Písemnost se pokládá za vyřízenou, jestliže byla definitivně vyřízena záležitost, které se týká. Vyřízené písemnosti zůstávají v příručních registraturách po dobu dvou let od vyřízení. Zápisy ze schůzí jsou takto ponechány 2 roky od skončení funkčního období orgánů.

2. TŘÍDĚNÍ VYŘÍZENÝCH PÍSEMNOSTÍ

Po uplynutí uschovací lhůty podle bodu 1 provede určený člen orgánu vytřídění písemností do skupin se skartačním znakem :
A - písemnosti trvalé dokumentární hodnoty k předání do archivu
B - písemnosti určené ke skartaci - V = k vytřídění
S = ke skartaci
C - písemnosti určené k posouzení archivářem, zda mají být vyřazeny nebo archivovány.

Každá písemnost se označí příslušným skartačním znakem a skartační lhůtou /viz přehled skartačních znaků a lhůt/. Takto označená písemnost se uloží do úschovy v sídle organizace. Písemnosti jsou zapsány v deníku spisů.

3. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ

Po uplynutí skartačních lhůt uvedených ve skartačním znaku probíhá skartační řízení. Pověřený člen organizace zpracuje skartační návrh, seznámí s ním výbor organizace a návrh předloží příslušnému archivu. Archiv vydá povolení k likvidaci vytříděných písemností a převezme písemnosti určené k archivaci. Likvidace se provádí předáním spisů do sběru.

4. PŘEHLED SKARTAČNÍCH ZNAKŮ A LHŮT

Skartační znaky : A,B,C,V,S
Lhůty : číslice určují počet let

Organizace, propagace :

Evidence svazových vyznamenání A 20
Svazová soutěž, výkazy, hodnocení A 5
Propagační materiály V 10
Filmy, diapozitivy A 10

Odborná činnost :

Evidence výsledků chov.práce V 10
Hodnocení, rozbory činnosti A 10
Plemenná dokumentace V 10
Výstavnictví S 10
Metodické pokyny, směrnice, nařízení A 5
Přednášková a instruktorská činnost S 5
Dohoda o spolupráci A 5
Běžná korespondence, pomocné písemnosti S 3
Ochrana a bezpečnost práce S 10

Účetnictví :

Rozpočty A 10
Evidence půjček a úvěrů V 10
Pracovní smlouvy. dohody o pracovní činnosti S 5
Výplatní listiny S 5
Mzdové listy A 50
Účetní závěrky roční A 10
Účetní doklady /mimo investičních a neuhrazených pohledávek/ S 5
Inventurní soupisy S 5
Inventarizační zápisy S 5
Doklady o vyřazování účetních písemností S 5
Účetní výkazy V 10
Účetní konta, peněžní deníky A 5
Dokumentace podnikatelské činnosti A 10
Daňová agenda S 10
Ostatní nezařazené písemnosti V 5

Kontrola :

Zprávy z revizí V 10
Stížnosti, náměty, dopisy V 10
Metodické pokyny V 5

Správa majetku a služeb :

Dokumentace nemovitého majetku A 20
Evidence majetku A 20
Správa a údržba budov, nájemné S 5
Správa a údržba výstavního fundusu S 20
Inventární kniha S 20
Evidence provozu motorového vozidla S 3
Pojišťovací agenda V 5
Skartace a archivace písemností A trvale

Právní agenda :

Rozsudky a soudní rozhodnutí A 10
Majetková agenda A 10
Smlouvy, dohody, ujednání V 10
Evidence vydaných opatření, nařízení A 10
Kárné spisy V 5